เมื่อถึงฤดูกาลเปิดรับสมัครนักเรียนใหม่ สิ่งที่ฝ่ายทะเบียนและรับสมัครต้องเผชิญอยู่เสมอคือ 'กองเอกสารมหาศาล' ไม่ว่าจะเป็นใบสมัคร สำเนาทะเบียนบ้าน หรือหลักฐานการชำระเงินที่ส่งเข้ามาหลากช่องทาง จนนำไปสู่ปัญหาการตรวจสอบล่าช้าและข้อมูลตกหล่น

บทความนี้จะพาไปถอดบทเรียนความสำเร็จจากสถาบันการศึกษาที่ปรับตัวมาใช้ระบบ Next Gen Admission ในการทรานส์ฟอร์มกระบวนการทำงานให้เป็นดิจิทัล 100% จนสามารถลดภาระงานเอกสารให้เหลือศูนย์ได้อย่างแท้จริง

3 ปัญหาหลักที่คอยดึงรั้งประสิทธิภาพงานทะเบียน

• ✔การตรวจสอบยอดชำระเงิน: ต้องคอยส่องสลิปโอนเงิน ตรวจสอบเวลา และเช็กยอดเงินในบัญชีธนาคารทีละรายการ ซึ่งใช้เวลานานและเสี่ยงต่อสลิปปลอม
• ✔คัดกรองคุณสมบัติผิดพลาด: เอกสารแนบไม่ครบถ้วน ไฟล์ภาพไม่ชัดเจน ทำให้เจ้าหน้าที่ต้องโทรตามหรือส่งอีเมลกลับไปกลับมา
• ✔ข้อมูลกระจัดกระจาย: รายชื่อผู้สมัครอยู่ใน Excel ไฟล์แนบอยู่ในไดรฟ์ ทำให้ยากต่อการสรุปยอดรายงานแบบ Real-time ให้ผู้บริหาร

พลิกโฉมด้วย Next Gen Admission: เปลี่ยนงานยากให้เป็นอัตโนมัติ

ระบบ Next Gen Admission ได้เข้ามาแก้ Pain Point เหล่านี้ด้วยฟังก์ชันที่คิดมาเพื่อสถาบันการศึกษายุคใหม่โดยเฉพาะ:

“หลังจากเปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์ 100% นอกจากจะลดการใช้กระดาษลงจนเป็นศูนย์แล้ว เจ้าหน้าที่ยังลดเวลาทำงานไปได้มากกว่า 70% มีเวลาไปโฟกัสกับการดูแลและบริการผู้ปกครองได้ดีขึ้น”

สรุปบทเรียนเพื่อก้าวสู่สถาบันการศึกษาไร้กระดาษ

การลดงานเอกสารให้เหลือ 0 ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนจากกระดาษมาเป็นไฟล์ PDF แต่คือการปรับเวิร์กโฟลว์ (Workflow) ให้ระบบทำหน้าที่คิดและคัดกรองแทนมนุษย์ให้ได้มากที่สุด หากสถาบันการศึกษาใดต้องการเพิ่มขีดความสามารถ ยกระดับภาพลักษณ์ที่ทันสมัย และสร้างความประทับใจให้กับผู้ปกครองตั้งแต่ก้าวแรก การเลือกใช้แพลตฟอร์มรับสมัครนักเรียนที่มีประสิทธิภาพคือคำตอบที่ไม่ควรมองข้าม